نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب

امروزه نرم افزارهای تحت وب که غالباً تحت عنوان “نرم افزارهای مبتنی بر ابر” نیز شناخته می شوند ، بسیار پرطرفدار هستند و در بیشتر اداره ها و دفاتر کاری مورد استفاده قرار می گیرند. مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای کسب و کارها زیاد است. برای استفاده از این نرم افزارها فقط کافی است که به اینترنت متصل شوید. حتی اگر فقط از سرویس های ایمیل نظیر Gmail یا Yahoo Mail استفاده کرده باشید ، می توان گفت تجربه استفاده از نرم افزارهای تحت وب را دارید.

در ادامه به کاربرد و مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب بیشتر می پردازیم. همچنین اگر قصد راه اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب را دارید ، می توانید با کارشناسان ما در بهوان تماس بگیرید.

کاربرد سیستم اتوماسیون اداری

کاربرد اصلی اتوماسیون اداری مدیریت، ردیابی، کنترل، نظارت، برنامه ریزی و به اشتراک گذاری اطلاعات مربوط به کسب‌وکار بین کارکنان است. برخی از کاربردهای دیگر سیستم اتوماسیون اداری عبارتند از:

۱-ذخیره سازی داده‌ها: این سیستم داده‌ها را در قالب‌های مختلف مانند اسناد، تصاویر و صفحات گسترده ذخیره می‌کند.

۲-تبادل اطلاعات: سیستم اتوماسیون اداری تبادل اطلاعات بین افراد را تسهیل می‌کند.

۳-مدیریت اطلاعات: سیستم اتوماسیون اداری امکان مدیریت داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت و همچنین مدیریت موجودی را فراهم می‌کند. یکی از بهترین سیستم‌های اتوماسیون اداری، اتوماسیون اداری تحت وب است. استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب فرآیندها را ساده می‌کنند، دسترسی سریع و بهبود اثربخشی عملیاتی را تضمین می‌کنند.

مزایای اتوماسیون اداری

یک اتوماسیون اداری خوب می‌تواند با ارائه مزایای خاص، کل فرآیند راه‌اندازی کسب‌وکار شما را تسهیل کند. به عنوان مثال:

 ۱- بهبود ارتباطات و همکاری: سیستم اتوماسیون اداری به بهبود ارتباطات و همکاری در شرکت شما کمک می‌کند و امکان ذخیره سازی و مدیریت دقیق و واضح داده‌ها را فراهم می‌کند. یک سیستم اتوماسیون همچنین امکان دسترسی ایمن به داده‌ها را از راه دور فراهم می‌کند. چنین سیستم متمرکزی به کارمندان شما امکان می‌دهد با آخرین اطلاعات به روز باشند. با انجام این کار مطمئناً افزایش کارایی را در شرکت خود تجربه خواهید کرد.

۲- به حداقل رساندن خطاهای انسانی: شما می‌توانید خطاهای انسانی را با ورود داده‌ها و سایر فرآیندها به یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب که قابل اطمینان‌تر هستند، کاهش دهید. این سیستم‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که مدیریت دقیق فرآیندها را اعمال می‌کنند. استفاده از اتوماسیون‌های اداری با از بین بردن خطاهای انسانی،کارایی را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، اتوماسیون می‌تواند با ساده کردن ردیابی کار و کمک به جلوگیری از سردرگمی، دقت گردش کار شما را بهبود بخشد.

۳- کاهش هزینه: استفاده از سیستم اتوماسیون اداری اگرچه ممکن است در نگاه اول یک راه‌حل گران به نظر برسد؛ اما در واقع یک مسیر عالی برای صرفه جویی در هزینه‌هاست. اتوماتیک کردن کارهای روزمره و تکراری عملاً می‌‌تواند نیاز شما به نیروی انسانی اضافی را برطرف کند و هزینه های نیروی کار شما را کاهش دهد، در نتیجه گردش کار هم بهبود می یابد. علاوه بر این، یک سیستم اتوماسیون اداری به شما امکان می‌دهد اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره کنید. همچنین سیستم اتوماسیون اداری مصرف انرژی را کاهش می‌دهد؛ زیرا به گونه‌ای طراحی شده است که استفاده از انرژی کارآمدتر از فرآیندهای دستی باشد.

اتوماسیون اداری چه تاثیری بر روی سازمان دارد؟

قطعا استفاده از اتوماسیون اداری تاثیرات مثبتی بر روی سازمان شما خواهد گذاشت. بخش کوچکی از این تاثیرات:

۱-یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر: یکپارچه‌سازی نرم‌افزار فرآیند اتصال یک نرم‌افزار با نرم‌افزار دیگر است. پس از اتصال، برنامه‌ها می‌توانند داده‌ها را به اشتراک بگذارند. اجرای سیستم اتوماسیون اداری امکان یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارها را فراهم می‌کند. ما در بهوان با ارائه انواع محصولات نظیر CRM، نرم افزار یکپارچه، باشگاه مشتریان و… در کنار اجرای اتوماسیون اداری به یکپارچه سازی داده‌ها و اطلاعات کسب‌وکار شما کمک شایانی خواهیم کرد.

۲- گزارش و تجزیه و تحلیل داده‌ها: داده‌ها تصمیم گیرنده نهایی سازمان شما هستند. به همین دلیل باید تاریخچه یک فرآیند، سرعت آن، کیفیت، نتیجه و غیره را مقایسه کنید. شما با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمانتان می‌توانید به سادگی اطلاعات و داده‌های گزارش شده حاصل از فرآیندها را تجزیه و تحلیل کنید. اگر می‌خواهید داده‌های ساده‌تر و نتایج دقیق‌تری به دست آورید ما پیشنهاد ‌می‌کنیم از اتوماسیون اداری مبتنی بر وب استفاده کنید.

۳- کنترل و دسترسی آسان: یک سیستم اتوماسیون اداری گردش کار سازمان شما را به خوبی کنترل می‌کند. در نتیجه دسترسی یکپارچه شما به داده‎‌ها و گزارش نهایی آسان می‌شود.

آشنایی با نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب

توسعه نرم افزارها هنوز یک حوزه ی در حال تکامل است که از چندین فناوری ، ابزار و دانش تشکیل شده است. همانطور که می دانید با تغییر روند در فن آوری ها ، برخی از وظایف انسان ها با اتوماسیون جایگزین شده است. چه یک توسعه دهنده باشید و چه یک کاربر ، اتوماسیون برای انجام کارها به ویژه کارهای تکراری ، مزایای زیادی برای شما به همراه دارد. اتوماسیون ، تکنیکی است که با استفاده از آن دستگاه ، فرآیند و یا سیستم به صورت خودکار کار می کند.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب مجموعه ای از برنامه هاست که به صورت یکپارچه بر روی داده های متمرکز کسب و کار شما دسترسی پیدا می کند و بر روی سرورهای ایمن که معمولاً در خارج از شبکه محلی یا محل دفتر کار شما قرار دارند و از طریق اینترنت به راحتی قابل دسترسی هستند ، اجرا می شود. صفحاتی که از این نرم افزار با مرورگر خود مشاهده می کنید به عنوان رابط کاربر آن عمل می کند. این رابط به شما امکان می دهد برنامه ها و فرایندهای کسب و کار خود را اجرا کنید. برخی از مزایای مهم استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب عبارتند از:

• دردسرهای نصب نرم افزارهای تحت ویندوز را ندارید

بسته های نرم افزاری تحت ویندوز که بر روی دسک تاپ رایانه های شخصی نصب می شوند، در بیشتر مواقع برای برطرف سازی مشکلات سازگاری ، پیکربندی دایرکتوری ها و درایورها و نصب گام به گام برنامه ، به متخصصان فناوری اطلاعات نیاز دارند. اما در مقابل ، نرم افزار تحت وب نیاز به نصب ندارد.

بنابراین شما فقط باید با استفاده از یک مرورگر وب که معمولاً به صورت پیشفرض با سیستم عامل استاندارد رایانه شما همراه است به وب سایت مراجعه کنید، سپس ، با حساب ثبت شده خود وارد نرم افزار فروش و خدمات پس از فروش شرکت شده و به راحتی از آن استفاده کنید. به این ترتیب در نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب مشکلات نصب ، پیکربندی یا سازگاری وجود ندارد.
همچنین امروزه ، بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزارهای تحت وب حتی به کاربران خود اجازه می دهند تا قبل از تصمیم گیری برای خرید محصول یا خدمات ، برنامه های آنها را به مدت محدود امتحان کنند. بنابراین برای تصمیم گیری در مورد نرم افزار مناسب شرکت فرصت کافی دارید.

• مشکلات به روزرسانی و کنترل نسخه های نرم افزار را ندارید

نرم افزارهای نصب شده روی رایانه ها معمولاً به رفع اشکال یا به روزرسانی منظم نیاز دارند. به این ترتیب شما به عنوان یک مالک و یا مدیر کسب وکار ، باید از بروزرسانی ها آگاه باشید و مرتباً آنها را برطرف کنید تا اشکالات و آسیب پذیری های نرم افزار را که اخیراً دیده شده است را برطرف کنید. اما این در حالی است که برنامه های تحت وب نیازی به این نوع نگهداری ندارند ، زیرا به طور خودکار به روز می شوند.

همچنین شما مجبور نیستید مرتبا بررسی کنید که چه کسی چه نسخه ای از نرم افزار را اجرا می کند. زیرا همه رایانه ها همیشه یک نسخه را اجرا می کنند و آن هم آخرین نسخه از نرم افزار است. به این ترتیب هیچ تناقضی میان فعالیت کارمندان وجود نخواهد داشت. حتی اگر اشکالاتی وجود داشته باشد که باید برطرف شوند ، برای همه یکسان خواهد بود. پیاده سازی آسان تر و سریع تر خواهد بود ، زیرا مشکلات فقط در یک نسخه از نرم افزار به راحتی پیگیری و مستند می شوند.

• از هرجایی می توانید به محل کار خود متصل شوید

با استفاده از یک نرم افزار معمولی ، شما محدود به کار با رایانه ای هستید که دارای برنامه کامل ، مجوز مورد نیاز و آخرین داده ها است. محل کار شما با توجه به موقعیت مکانی و در دسترس بودن این رایانه تعیین می شود. اما هنگام استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب ، چنین محدودیتی وجود ندارد. در واقع با این روش هیچ محدودیتی برای انتخاب محل کار شما نخواهد بود.
هر مکانی که دسترسی به اینترنت وجود داشته باشد دسترسی به نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب نیز وجود دارد. همچنین چندین نفر می توانند همزمان از آن استفاده کنند ، بنابراین با این روش همکاری آسان تر شده است. در نتیجه ، کار با سرعت بیشتری انجام می شود و اطلاعات مهم به راحتی در دسترس قرار می گیرند.

• می توانید تمام داده ها را در یک جا ذخیره کنید

وقتی داده ها در رایانه خاصی نصب یا کپی می شوند ، بومی سازی می شوند و فقط برای کاربر آن رایانه قابل دسترسی هستند. این داده ها فقط تا زمانی که جدیدترین اطلاعات را به دست آورید ، مرتبط و مفید خواهند بود. اما اگر شرکت شما ده ها رایانه در قسمت فروش برای پشتیبانی از مشتریان در شهرهای مختلف داشته باشد که دائماً اطلاعات آنها به روز می شود ، چه باید کرد؟
از آنجا که با استفاده از نرم افزارهای تحت وب هیچ اطلاعاتی در دستگاه های کلاینت نگهداری نمی شود ، می توانید مطمئن باشید که همه از اطلاعات به روز شده و ذخیره شده در یک سرور مرکزی برای ارائه تصویر دقیقی از آنچه در مشاغل در هر زمان در حال انجام است برخوردار هستند. داده ها در زمان واقعی به روز می شوند و گزارش ها کاملا دقیق هستند. بنابراین می توان تصمیمات خوبی در راستای توسعه ی تجارت اتخاذ نمود.

• یک محیط کار امن و مطمئن خواهید داشت

معمولاً داده ها در هارد دیسک های جداگانه یا دستگاه های ذخیره سازی قابل حمل ذخیره می شوند. وجود داده ها در چندین دستگاه ،  برای مدیران شرکت ها به یک کابوس امنیتی تبدیل شده است. در نرم افزاهای تحت ویندوز فرصت های هک و سرقت افزایش می یابد. همچنین با کپی کردن چندین نسخه از داده های مختلف برای تهیه نسخه پشتیبان ، ممکن است کارمندان شما گیج شوند و این امکان وجود دارد که نسخه پشتیبان در جای درست خود قرار نگیرد.

اما وقتی از نرم افزارهای تحت وب استفاده می کنید ، این نقاط آسیب پذیر متعدد از بین می روند. داده های شما در سرورهایی ذخیره می شود که دارای چندین لایه امنیتی هستند ، به طور مرتب با جدیدترین لایه های نرم افزاری به روز می شوند و به صورت روزانه از آنها پشتیبانی تهیه می شود.

اتوماسیون اداری تحت وب، نیاز هر کسب‌وکار

دنیای تجارت و ادغام آن با فناوری دائما در حال تغییر است. برای اینکه کسب‌وکارها در فضای رقابتی باقی بمانند، بهتر است از قابلیت‌های انعطاف‌پذیر و پر ارزش نرم افزارهای تحت وب استفاده کنند. از طریق اتوماسیون اداری تحت وب(ابری)، مشکلات متعددی که ممکن است یک سازمان در طول زمان با آن مواجه شود را می‌توان با یک سیستم یکپارچه و جامع حل کرد. اتوماسیون اداری تحت وب به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا به‌عنوان یک واحد منسجم، کارآمدتر عمل کنند و در عین حال با نیازها و انتظارات در حال تحول کارکنان و مشتریان سازگار شوند.

اتوماسیون اداری تحت وب با ارائه خدمات به مشتریان و کارکنان، به کسب و کارها قدرت می دهد تا رقابتی باقی بمانند:

۱- دسترسی سریع: هنگامی که اسناد ضبط و در فضای ابری آپلود می‌شوند، کارمندان می‌توانند در هر زمان و از هر کجای دنیا به آنها دسترسی داشته باشند.

۲- اطلاعات دقیق و مطمئن: مسیریابی هوشمند اسناد و داده‌ها، خطر خطای انسانی و تاخیر زمانی را کاهش می‌دهد.

۳- راه حل‌های نوآورانه‌تر: با اتوماسیون اداری تحت وب (ابری)، زمان و منابع ذخیره شده با افزایش نیروی انسانی برابری می‌کند، زیرا وقت کارمندان آزاد می‌شود تا زمان بیشتری را صرف تفکر، تجزیه و تحلیل و حل مشکلات کنند. با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب به جای سرورهای فیزیکی و انواع دیگر ذخیره‌سازی داده‌های فیزیکی از جمله سیستم‌های بایگانی کاغذی، شرکت‌ها می‌توانند به طور چشمگیری مقیاس و قابلیت‌های ذخیره‌سازی داده خود را افزایش دهند و در عین حال سرمایه فیزیکی غیرضروری را کاهش دهند. به طور کلی اتوماسیون اداری تحت وب (ابری) نیاز شرکت به دارایی‌های فیزیکی را به حداقل می‌رساند و در عین حال گردش کار را بهبود می‌بخشد.

بهوان؛ بهترین تولیدکننده نرم افزارهای اداری اختصاصی

بهوان، بهترین تولیدکننده نرم‌افزارهای اداری اختصاصی نظیر اتوماسیون اداری تحت وب، نرم افزار یکپارچه، باشگاه مشتریان، نرم‌افزار crm و…  است. بنابراین، اگر به دنبال به حداکثر رساندن کارایی و ایجاد خلاقیت در روال کارتان هستید، نرم افزارهای اداری اختصاصی بهترین انتخاب برای تجارت شماست. کارشناسان خبره شرکت بهوان با طراحی اختصاصی این نرم‌افزارها متناسب با سازمان شما، مزیتی خاص نسبت به سایر رقبا را به ارمغان می‌آورد. اگر می‌خواهید در بازاری که تعداد رقبای شما بسیار زیاد است، موفق عمل کنید،با ما تماس بگیرید.

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب بهترین انتخاب برای شرکت شما 

اگر یک کسب و کار شخصی دارید و یا اگر یک شرکت سازمانی را اداره می کنید ، استفاده از نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای شما بسیار ایده آل است. هنگام استفاده از چنین نرم افزاری ، لازم نیست نگران جزئیات فنی باشید ، بنابراین می توانید بیشتر بر روی استراتژی های تجارت خود تمرکز کنید. شما فقط آنچه را که برای اهداف و تجارتتان مهم است انجام می دهید در حالی که مطمئن هستید کلیه سامانه ها، نرم افزار فروش و نرم افزار crm شرکت شما به خوبی در حال کار هستند.

طراحی اتوماسیون اداری تحت وب متناسب با سازمان شما

شما می‌توانید با انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب، فضای کسب‌وکار خود را متحول کنید و به کارمندانتان فرصت دهید تا زمان و انرژی خود را برای کارهای ارزشمندتری صرف کنند. ما در شرکت قدرتمند بهوان، با توجه به نیازها و ساختار سازمان شما به طراحی اتوماسیون اداری تحت وب می‌پردازیم تا بستری مناسب برای ساده‌سازی فرآیندهای سازمانی کسب‌وکارتان فراهم کنیم.