فرایندکاوی چیست | بررسی اهمیت آن در سازمان

فرایندکاوی به‌عنوان یک ابزار قدرتمند در تحلیل و بهبود فرایندهای سازمانی، به تحلیل داده‌های رویداد و تعامل آن‌ها با مفاهیم مدیریت فرایند پرداخته و بینش‌های ارزشمندی را از این داده‌ها استخراج می‌کند. این تکنیک با بهره‌ گیری از داده‌های ثبت ‌شده از فعالیت‌ها و رویدادها، به شفاف ‌سازی نحوه اجرای واقعی فرایندها در سازمان‌ها می‌پردازد. هدف اصلی فرایند کاوی، شناسایی مسیرهای اجرایی، مشکلات عملکردی و انطباق فرایندها با استانداردها است. به‌ عبارت ‌دیگر، فرایند شکاوی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تحلیل دقیق داده‌های رویداد، نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود را شناسایی کرده و عملکرد کلی را بهینه‌ سازی کنند. در نتیجه، فرایندکاوی به‌عنوان یک بخش کلیدی از علوم داده، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با بینش عمیق‌تری به بهبود عملکرد و افزایش کارایی دست یابند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه با بهوان همراه باشید.

فرایند کاوی چیست؟

فرایند کاوی یا Process Mining به ‌عنوان یک ابزار پیشرفته در دنیای تحول دیجیتال، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای کسب ‌و کار خود را به ‌دقت تجزیه ‌و تحلیل کنند و در نتیجه، با تغییرات سریع بازار سازگار شوند. با اینکه بسیاری از سازمان‌ها ابزارهای دیجیتال جدیدی را به کار می‌برند، ممکن است همچنان همان فرایندهای قدیمی را با تکنولوژی‌های جدید دنبال کنند بدون اینکه تغییر واقعی در کارکردها و فرایندها ایجاد کنند. هدف فرایندکاوی که رویکردی بر مبنای داده‌ها برای مدیریت فرایندها است، این است که به سازمان‌ها کمک کند تا به طور دقیق ‌تری فرایندهای واقعی خود را درک کرده و بهبود بخشند. این تکنولوژی نسبتاً جدید که در ابتدا ساده به نظر می‌رسد، در حال حاضر به طور گسترده‌ای در تمامی صنایع پذیرفته شده است. پس از معرفی مانیفست فرایندکاوی در سال ۲۰۱۱، آگاهی و پذیرش این فناوری به ‌شدت افزایش ‌یافته است. با استفاده از این ابزار، سازمان‌ها قادرند به درک عمیق‌تری از فرایندهای خود دست یابند و از داده‌های جمع ‌آوری شده توسط سیستم‌های اطلاعاتی مختلف، بهره‌ برداری کنند.

هدف از فرایند کاوی چیست؟

هدف اصلی فرایند کاوی این نیست که مدل‌های جدیدی از فرایندها طراحی کنیم، بلکه هدف آن تحلیل و بررسی دقیق فرایندهایی است که هم‌ اکنون در سازمان در حال اجرا هستند. به ‌عبارت ‌دیگر، فرایندکاوی به ما کمک می‌کند تا بفهمیم چگونه فرایندهای واقعی در سازمان عمل می‌کنند و از این اطلاعات برای بهبود کارایی استفاده کنیم. فرایند کاوی با استفاده از داده‌های واقعی که از سیستم‌های مختلف جمع ‌آوری می‌شود، به بررسی و مستند سازی فرایندهای موجود می‌پردازد. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد که ببینید چه اتفاقاتی در طول اجرای فرایندها می‌افتد و در این میان، مشکلات و نقاط ضعف را شناسایی کنید. در واقع، هدف فرایند کاوی این است که با داشتن یک تصویر دقیق از نحوه عملکرد فرایندهای کنونی، بتوانید تغییرات لازم را برای بهبود عملکرد سازمان اعمال کنید. این یعنی فرایندکاوی به شما کمک می‌کند تا بدانید فرایندها چگونه در عمل اجرا می‌شوند و با تحلیل دقیق این اطلاعات، می‌توانید تصمیمات بهتری برای بهینه‌ سازی و ارتقای کارایی سازمان بگیرید.

مراحل اصلی فرایند کاوی

فرایندکاوی یک رویکرد جامع برای بهینه ‌سازی فرایندهای کسب‌ و کار است که شامل چندین مرحله کلیدی است. در ابتدا کشف فرایند، مرحله‌ای است که در آن داده‌های خام از نگاره‌های رویداد به مدل‌های قابل ‌استفاده تبدیل می‌شوند. این مدل‌ها نمایی از فعالیت‌های سازمان را به‌صورت گرافیکی ارائه می‌دهند. داده‌ها از منابع مختلف مانند سیستم‌های ERP و سیستم‌های CRM جمع ‌آوری می‌شوند و پس از پاکسازی نواقص، برای ایجاد مدل‌های فرایند آماده می‌شوند.
مرحله بعدی انطباق ‌سنجی است که به مقایسه مدل‌های کشف ‌شده با مدل‌های موجود می‌پردازد تا بررسی کند آیا داده‌های ثبت ‌شده با فرایندهای مورد انتظار هماهنگ هستند یا خیر. این بررسی می‌تواند به شناسایی انحرافات و اصلاح خطاها کمک کند و به مدل‌های مختلف از جمله مدل‌های رویه‌ای و قوانین کسب ‌و کار اعمال شود.
در نهایت تحلیل عملکرد به ارزیابی و بهبود عملکرد مدل‌های فرایند پرداخته و بر اساس معیارهای عملکردی مانند زمان پردازش و هزینه‌ها، تغییرات لازم را پیشنهاد می‌دهد. این مرحله به‌ویژه پس از پیاده‌ سازی تغییرات مهم است و کمک می‌کند تا نتایج تغییرات اعمال‌شده مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.

مزایای فرایند کاوی در سازمان‌ها

در این قسمت تعدادی از مزایای فرایندکاوی را برای شما توضیح داده ایم. با ما همراه باشید.

کاهش هزینه‌ها:
فرایندکاوی با شناسایی فرایندهای ناکارآمد و پرهزینه، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های اضافی را کاهش دهند. این ابزار قادر است تا فرایندهای دستی، تکراری و غیربهینه را که معمولاً بالاترین هزینه‌ها را به واحدهای مختلف سازمانی تحمیل می‌کنند، شناسایی و تحلیل کند. به ‌این ‌ترتیب سازمان‌ها می‌توانند نقاط ضعف و گلوگاه‌های موجود را شناسایی و آنها را بهبود بخشند که به نوبه خود به کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود.

افزایش رضایت مشتری:
کیفیت خدمات مشتری به کارایی و بهبود فرایندهای مرتبط با مشتری بستگی دارد. فرایندکاوی با بهینه ‌سازی و بهبود روندها کمک می‌کند تا فرایندها بدون گلوگاه و نقص اجرا شوند. این امر باعث می‌شود که مشتریان تجربه‌ای بهتر و رضایت بیشتری داشته باشند؛ زیرا هرچه فرایندها بهینه‌تر و سریع‌تر باشند، رضایت مشتری نیز به‌تبع آن افزایش می‌یابد.

فعال‌سازی اتوماسیون فرایندها:
فرایندکاوی به‌ویژه زمانی که با ابزارهای اتوماسیون مانند نرم افزار crm همراه می‌شود، به بهینه‌ سازی فرایندهای ناکارآمد کمک می‌کند. با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته، فرایندها می‌توانند به سیستم های نرم‌افزاری تبدیل شوند که نیاز به دخالت مستقیم نیروی انسانی را کاهش می‌دهند. این به معنای پایان کارهای تکراری و ملال ‌آور برای کارکنان است و آنها را قادر می‌سازد تا بیشتر بر روی نظارت و بهبود کیفیت کارهای سیستمی تمرکز کنند.

تصمیم‌گیری مبتنی بر داده:
ابزارهای فرایندکاوی با فراهم‌ کردن بینش‌های مبتنی بر داده، به تصمیم‌ گیری‌های استراتژیک و بهینه کمک می‌کنند. این ابزارها با تجزیه‌ و تحلیل دقیق داده‌های خام و پردازش آنها، زمینه‌ای برای تصمیم ‌گیری‌های آگاهانه و مبتنی بر شواهد فراهم می‌آورند و خلاءهای داده‌ای را پر می‌کنند.

افزایش شفافیت:
در بسیاری از سازمان‌ها، تصمیمات به نظرها و تجربیات شخصی مقامات ارشد متکی است که ممکن است به سوگیری‌های فردی منجر شود. فرایندکاوی با ارائه یک تصویر شفاف و واقعی از چگونگی اجرای فرایندها به حذف این سوگیری‌ها کمک می‌کند و به مدیران این امکان را می‌دهد که بر اساس واقعیت‌ها و داده‌های دقیق تصمیم‌ گیری کنند.

پشتیبانی از مدیریت انطباق سازمان:
فرایندکاوی به شما کمک می‌کند تا فرایندهای کسب ‌و کارتان را با تمام قوانین و مقررات سازمانی مطابقت دهید و به ‌سرعت نقاط عدم انطباق را شناسایی کنید. این ابزار قدرتمند به شما امکان می‌دهد که از مشکلات قانونی و عملیاتی جلوگیری کرده و اطمینان حاصل کنید که فرایندهای سازمانی‌تان با استانداردهای موردنیاز همخوانی دارند.

افزایش چابکی:
با استفاده از فرایندکاوی، می‌توانید جریان‌های فرایندی را که نسبت به جریان اصلی کارآمدتر هستند، شناسایی کنید و بهترین روش‌ها را در سراسر سازمان به اشتراک بگذارید. این رویکرد به سازمان شما کمک می‌کند تا به‌ سرعت به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهد و در نهایت باعث افزایش انعطاف ‌پذیری سازمان می‌شود.

افزایش کارایی فرایند:
فرایندکاوی به تجزیه ‌و تحلیل نقاط ضعف در فرایندها مانند گلوگاه‌ها، تکرارهای غیرضروری و فرایندهای دوباره‌ کاری می‌پردازد. این تحلیل‌ها به شما امکان می‌دهد تا مشکلات پنهان را شناسایی و برطرف کنید و در نتیجه کارایی کلی فرایندها را بهبود بخشید.

کاربرد فرایندکاوی در کسب ‌وکار

تکنیک‌های فرایندکاوی در هر صنعتی که دارای فرایندهای کسب ‌و کار باشد، قابل‌استفاده هستند. این تکنیک‌ها می‌توانند در بخش‌های مختلفی مانند بانکداری و خدمات مالی، مخابرات، انرژی، مراقبت‌های بهداشتی، لجستیک، تولید و بسیاری دیگر به کار گرفته شوند. برخی از کاربردهای آن عبارت‌اند از:

۱) امور مالی: مؤسسات مالی از فرایندکاوی بهره می‌برند تا فرایندهای بین سازمانی را بهبود دهند، حساب‌ها را به طور دقیق‌تر حسابرسی کنند، درآمد خود را افزایش دهند و مشتریان جدیدی جذب کنند.
۲) توسعه نرم‌افزار: در دنیای توسعه نرم ‌افزار که فرایندهای مهندسی اغلب پیچیده و بی‌نظم هستند، فرایندکاوی می‌تواند به شفاف ‌سازی و بهبود این فرایندها کمک کند. همچنین مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند از این ابزار استفاده کنند تا بررسی کنند که آیا سیستم‌هایشان به‌درستی کار می‌کنند یا نیاز به اصلاح دارند.
۳) مراقبت‌های بهداشتی: فرایندکاوی در بخش بهداشت و درمان می‌تواند به کاهش زمان پردازش درمان بیماران کمک کند و راهکارهایی برای بهبود کارایی ارائه دهد.
۴) تجارت الکترونیک: فرایندکاوی می‌تواند دیدگاه‌هایی در مورد رفتار مشتریان آنلاین ارائه دهد و با تحلیل این رفتارها، پیشنهادهایی برای افزایش فروش ارائه دهد.
۵) تولید: در بخش تولید، فرایندکاوی به مدیران کمک می‌کند تا منابع را بهینه‌ سازی کنند. این ابزار به آن‌ها امکان می‌دهد تا فرایندهای تولید را دقیق‌تر مدیریت کرده و تخصیص منابعی مانند فضای ذخیره‌سازی، ماشین ‌آلات و نیروی کار را بهتر انجام دهند.

برخی از ابزارهای موردنیاز فرایندکاوی

در اینجا به چند ابزار برجسته فرایندکاوی اشاره می‌کنیم:

QPR ProcessAnalyzer:
تحلیلگر فرایند QPR یک ابزار بسیار کامل و پیشرفته است که توسط شرکت‌های بزرگی مانند نوکیا و اکسیدنتال استفاده می‌شود. این ابزار قابلیت دریافت داده‌ها از منابع مختلفی مانند Salesforce، Epicor، Oracle، Microsoft Dynamics و غیره را دارد و این داده‌ها را به طور خودکار تحلیل و تجسم می‌کند. از ویژگی‌های برجسته این ابزار می‌توان به تجسم خودکار فرایندها، تحلیل علل ریشه‌ای، تجزیه ‌و تحلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد و ارزیابی انطباق ‌سنجی اشاره کرد.

Celonis:
Celonis به‌عنوان یکی از پیشروان جهانی در حوزه فرایندکاوی شناخته می‌شود. این ابزار داده‌ها را از پلتفرم‌های مختلفی مانند Salesforce، Oracle، Microsoft Dynamics و دیگر سیستم‌ها دریافت می‌کند و آن‌ها را به شکل گرافیکی و قابل ‌فهم تجزیه ‌و تحلیل می‌کند. علاوه بر این، Celonis پیشنهادهایی برای بهبود فرایندها ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها کمک می‌کند کارایی خود را افزایش دهند.

ProM:
ProM یک ابزار متن ‌باز است که طیف گسترده‌ای از برنامه‌های فرایندکاوی را ارائه می‌دهد. این ابزار که بر روی پلتفرم جاوا اجرا می‌شود، به‌راحتی با سایر سیستم‌ها یکپارچه می‌شود. جامعه کاربری ProM نیز به طور مداوم این ابزار را به ‌روزرسانی و توسعه می‌دهد و افزونه‌هایی را نیز برای گسترش امکانات آن ارائه می‌کند. از جمله قابلیت‌های این ابزار می‌توان به استخراج اطلاعات اکتشافی تعاملی، کاوشگر فرایند چند منظر و کاوشگر نگاره رویداد اشاره کرد.

Disco:
Disco یک ابزار فرایندکاوی جامع است که توسط محققان توسعه یافته و با امکانات گسترده و رابط کاربری ساده‌ای که دارد، تجربه‌ای روان و کارآمد را برای کاربران فراهم می‌کند. این ابزار به‌ویژه به دلیل گرافیک‌های غنی و رابط کاربری دوستانه‌اش، شباهت زیادی به برخی از پلتفرم‌های سازمانی تجاری دارد. Disco علاوه بر این‌که متن‌باز است، امکاناتی مشابه ابزارهای پیشرفته و پولی را نیز ارائه می‌دهد که آن را به یکی از ابزارهای محبوب در این حوزه تبدیل کرده است.

فرایندکاوی از چه طریقی با مدیریت فرایندهای کسب‌ وکار (BPM) ارتباط برقرار می‌کند؟

فرایندکاوی به ذی ‌نفعان کسب ‌و کار این امکان را می‌دهد تا داده‌ها را برای بهبود عملکرد عملیاتی، افزایش کارایی فرایندهای تجاری و شناسایی انحرافات موجود در یک فرایند بررسی و تحلیل کنند. این تحلیل‌ها به درک بهتر چگونگی تأثیرگذاری این انحرافات بر عملکرد کسب ‌و کار کمک می‌کنند. استفاده از فرایندکاوی در مدیریت فرایند کسب ‌و کار (BPM) به یکی از اجزای حیاتی عملیات اصلی در سازمان‌های مختلف تبدیل شده است. دلیل این اهمیت چیست؟ زیرا فرایندکاوی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا مدل‌های فرایندی را تحلیل کنند، داده‌ها را به‌ دقت ثبت کنند و بر اساس این اطلاعات، یک مانیفست فرایندکاوی ایجاد کنند. این مانیفست نه ‌تنها جهت‌گیری‌های آینده سازمان را در زمینه اتوماسیون مشخص می‌کند، بلکه تحلیل علل ریشه‌ای (RCA) را نیز تسهیل می‌کند و به شناسایی بهبودهای ممکن در هر فرایند موجود می‌پردازد. فرایندکاوی از الگوریتم‌های پیچیده بهره می‌برد، بنابراین بسیار مهم است که سازمان‌ها از ابزاری کاربرپسند و مناسب برای اجرای این فرایندها استفاده کنند تا به نتایج بهینه دست یابند.

سخن آخر

فرایندکاوی به‌عنوان پلی میان داده‌کاوی و مدیریت فرایند کسب‌ و کار عمل می‌کند. هدف اصلی این فناوری، ایجاد شفافیت در فرایندها و سازمان‌ها است. فرایندکاوی مجموعه‌ای از تکنیک‌های نوین را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد که در رقابت‌های بازار امروز از اهمیت بالایی برخوردارند. با بهره‌ گیری از فرایندکاوی، سیستم‌های فناوری اطلاعات (IT) به‌صورت یکپارچه عمل می‌کنند و شناسایی فرصت‌های بهبود در فرایندها آسان‌تر می‌شود. داده‌های ذخیره ‌شده در این سیستم‌ها می‌توانند برای کشف و تجسم مدل‌های فرایندی به کار روند. این مدل‌ها پایه و اساس تحلیل فرایند، بهینه‌ سازی و ارزیابی انطباق را تشکیل می‌دهند و در حوزه‌های مختلف نرم ‌افزاری کاربرد دارند. ما در بهوان با ارائه نرم افزارهای مورد نیاز همچون نرم افزار crm، نرم افزار یکپارچه و هر نرم افزار اختصاصی دیگری که به آن نیاز داشته باشید، زمینه موفقیت را برای شما فراهم می کنیم.