طراحی سامانه حمل و نقل هوشمند؛ مدیریت کارآمدتر و خدمات سریع‌تر
صنعت حمل و نقل به سرعت در حال تغییر است و با توجه به نیازهای پیچیده‌تر مشتریان، ارائه خدمات سریع، شفاف و مطمئن بیش از پیش ضروری شده است. در این میان، چالش‌های مرتبط با مدیریت کارآمد فرآیندها، هماهنگی بین شعب مختلف و اطمینان از تحویل به موقع بار، فشار زیادی به شرکت‌های فعال در این حوزه وارد کرده است. بهوان، به عنوان یک پیشگام در این عرصه، با هدف بهبود فرآیندهای حمل و نقل و ارتقاء تجربه مشتریان، پروژه‌ای برای طراحی و توسعه سامانه‌ای جامع برای مدیریت باربری و حمل و نقل آغاز کرد. این سامانه با تمرکز بر شفافیت و کاهش زمان انتظار مشتریان، توانسته است به عنوان یک راه‌حل کارآمد، نیازهای مختلف صنعت حمل و نقل را پوشش دهد.
معرفی پروژه
صنعت حمل و نقل به دلیل گسترش نیازهای مشتریان و افزایش انتظارات آنان از خدمات سریع، شفاف و مطمئن، همواره با چالش‌های متعددی روبرو بوده است. ایجاد یک سیستم منسجم برای مدیریت فرآیندهای حمل و نقل و ارتباط بهتر با مشتریان از نیازهای اساسی این صنعت به شمار می‌رود. بهوان، با هدف پاسخ به این نیازها و ایجاد وفاداری به برند و جلوگیری از اتلاف وقت مشتریان در ارسال خرده بار در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با بالاترین شفافیت، پروژه‌ای برای طراحی و توسعه یک سامانه جامع مدیریت باربری و حمل و نقل اجرا کرد.
این پروژه با تمرکز بر شفافیت فرآیندها، بهبود تعامل شعب و مشتریان و کاهش زمان انتظار، تلاش می‌کند تا سطح خدمات ارائه‌شده در صنعت حمل و نقل را بهبود بخشد. این سامانه تمامی فرآیندهای مرتبط با ثبت سفارش، صدور بارنامه و مدیریت مالی را در یک بستر آنلاین و یکپارچه ارائه می‌دهد.
شاخصه های اصلی
چالش های پروژه
۱. نبود شفافیت در فرآیندها:
بسیاری از سازمان‌های حمل و نقل با مشکل عدم وجود فرآیندهای شفاف و استاندارد روبرو هستند. این امر باعث کاهش اعتماد مشتریان می‌شود.
۲. عدم یکپارچگی سیستم‌ها:
نبود بستر ارتباطی مناسب بین شعب سازمان و مشتریان در سطح کشور، موجب افزایش خطاها و کاهش کارایی می‌گردد.
۳. اتلاف زمان در ثبت سفارش‌ها:
فرآیندهای دستی و سنتی باعث طولانی شدن زمان ثبت و پردازش سفارش‌ها می‌شود.
۴. عدم دسترسی به اطلاعات مالی شفاف:
ذی‌نفعان به دلیل نبود شفافیت مالی ممکن است با ابهامات زیادی روبرو شوند.
۵. کمبود دسترسی سریع به خدمات:
مشتریان انتظار دارند خدمات حمل و نقل در هر نقطه از کشور به راحتی و در کمترین زمان در دسترس باشد.
راهکارهای ارائه شده توسط بهوان
۱. طراحی پلتفرم تحت وب دو سویه:
این پلتفرم ارتباط مشتریان و تعامل داخلی شعب سازمان را تسهیل می‌کند و تمامی فرآیندها را در یک بستر یکپارچه ارائه می‌دهد.
۲. استقرار سامانه بر روی سرویس ابری:
این ویژگی امکان دسترسی راحت‌تر به سیستم در تمام نقاط کشور را فراهم می‌آورد.
۳. دیجیتالی کردن فرآیندها:
از ثبت سفارش تا صدور بارنامه و محاسبه هزینه‌ها، تمامی مراحل به صورت آنلاین و برخط انجام می‌شود.
۴. ارائه ابزارهای مالی شفاف:
سیستم قابلیت ارائه گزارش‌های مالی شفاف و آنلاین را دارد که به مشتریان و مدیران کمک می‌کند هزینه‌های حمل و نقل را بهتر مدیریت کنند.
۵. یکپارچگی بین شعب:
سامانه ایجاد شده امکان تبادل سریع اطلاعات بین شعب مختلف را فراهم می‌کند و باعث کاهش خطاها می‌شود.
دستاوردهای پروژه
۱. یکپارچگی کامل فرآیندها:
پس از گذشت یک سال از استقرار سامانه، تمامی فرآیندهای مرتبط با ثبت سفارش، صدور بارنامه، صورت‌های بار و وضعیت مالی به صورت یکپارچه و برخط انجام می‌گیرد.
۲. کاهش زمان انتظار مشتریان:
فرآیند دیجیتالی و خودکار ثبت و پردازش سفارش‌ها باعث کاهش زمان انتظار شده است.
۳. شفافیت در هزینه‌ها:
ذی‌نفعان می‌توانند تمامی هزینه‌های مرتبط با حمل را به صورت آنلاین مشاهده و بررسی کنند.
۴. افزایش بهره‌وری شعب:
با استفاده از این سیستم، شعب مختلف سازمان می‌توانند به صورت هماهنگ و سریع با یکدیگر تعامل داشته باشند.
۵. ارائه خدمات بهتر به مشتریان:
سامانه با ساده‌سازی فرآیندها، تجربه مشتریان را بهبود داده و رضایت آن‌ها را افزایش داده است.
۶. دسترسی به اطلاعات مالی شفاف:
تمامی اسناد مربوط به حمل و نقل از جمله بارنامه و صورت‌حساب‌ها به صورت آنلاین و دقیق در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد.
ارزش‌های خلق‌شده توسط پروژه
۱. کاهش زمان انتظار مشتریان:
فرآیند دیجیتالی باعث شده است مشتریان خدمات خود را با سرعت بیشتری دریافت کنند.
۲. شفافیت هزینه‌ها برای ذی‌نفعان:
مشتریان و تیم اجرایی می‌توانند هزینه‌های حمل و نقل را به صورت آنلاین محاسبه و مشاهده کنند.
۳. نگهداری سوابق مشتریان:
تمامی پرونده‌ها و سوابق مشتریان به صورت دیجیتال و امن در سیستم ثبت و نگهداری می‌شود.
۴. به‌روز بودن هزینه‌ها:
هزینه‌های مرتبط با حمل بر اساس بارنامه‌های صادره در کارتابل مشتریان به صورت خودکار به‌روز می‌شود.
۵. صدور برخط اسناد مربوط به حمل و نقل:
تمامی اسناد مانند بارنامه و صورت‌حساب‌ها به صورت آنلاین صادر و ذخیره می‌شوند.
۶. بهبود ارتباط بین شعب:
یکپارچگی سیستم باعث شده است شعب سازمان به صورت بهتری با یکدیگر تعامل داشته باشند.
نرم‌افزار مدیریت حمل و نقل طراحی شده توسط بهین مبتکران ایده، نمونه‌ای از راهکارهای نوآورانه در صنعت حمل و نقل است که با تمرکز بر شفافیت، کارایی و کاهش زمان، توانسته است سطح خدمات ارائه‌شده را بهبود دهد. این پروژه با ایجاد یک سامانه یکپارچه، نه تنها فرآیندهای سنتی را حذف کرده، بلکه ارزش‌های جدیدی را برای مشتریان و سازمان خلق کرده است. این دستاوردها نشان‌دهنده اهمیت تحول دیجیتال در صنعت حمل و نقل بوده و زمینه‌ساز توسعه و پیشرفت بیشتر در این حوزه خواهد بود.
