CMR آماده یا اختصاصی؟ راهنمای انتخاب هوشمندانه

در دنیای رقابتی امروز، چیزی که بیش از همه می‌تواند مزیت رقابتی شما باشد، درک دقیق از مشتریان و پاسخ‌گویی مؤثر به نیازهای آن‌هاست. اینجاست که نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) وارد میدان می‌شود، یک ابزار کلیدی برای رشد، وفاداری مشتری و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه.

اما سؤال اساسی این است:
کدام نوع CRM برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است؟ CRM  آماده یا اختصاصی؟
یک سیستم آماده و سریع که در عرض چند ساعت قابل استفاده است، یا یک سیستم اختصاصی و کاملاً سفارشی‌سازی‌شده که دقیقاً با نیازهای خاص سازمان شما هم‌راستا طراحی شده؟

در ادامه با ما همراه باشید تا به صورت کامل در این مورد صحبت کنیم.

چرا انتخاب نوع CRM اهمیت دارد؟

نوع CMR که شما انتخاب می‌کنید نقشی تعیین‌کننده در موفقیت کسب ‌و کار دارد، زیرا این انتخاب مستقیماً بر رضایت مشتریان، عملکرد تیم، میزان درآمد و رشد کسب ‌و کار اثرگذار است. بنابراین نباید از اهمیت این تصمیم غافل شوید. دو دلیل کلیدی که نشان می‌ دهند چرا باید در انتخاب CMR آماده یا اختصاصی دقت کنید، عبارت‌اند از:

نقش CMR در بهبود ارتباط با مشتریان و افزایش فروش

یک نرم‌افزار CMR قدرتمند می‌تواند تجربه‌ای عالی برای مشتریان شما فراهم کند. با این ابزار، شما قادر خواهید بود نیازها و اولویت‌های مشتریان خود را شناسایی کنید و ارتباط مؤثری با آنها برقرار نمایید. همچنین مشتریان ارزشمند را پیگیری کرده و نشان دهید که به آنها اهمیت می‌دهید. برعکس، اگر CMR شما ضعیف باشد، ارتباطات شما با مشتریان مختل شده و ممکن است باعث از دست دادن آنها شود. انتخاب یک نرم‌افزار مناسب نه تنها به بهبود روابط مشتریان کمک می‌کند، بلکه تأثیر قابل توجهی بر افزایش فروش خواهد داشت.

چالش‌های انتخاب بین سیستم‌های آماده و اختصاصی

انتخاب میان CMR آماده و اختصاصی همواره برای بسیاری از افراد به چالشی پیچیده تبدیل می‌شود. این سردرگمی معمولاً ناشی از تفاوت‌های اساسی میان این دو گزینه است. مهم‌ترین نکته این است که مزایا و معایب هر یک را به صورت جداگانه و دقیق ارزیابی کنید.

اگر به دنبال سیستمی هستید که قابلیت توسعه و شخصی‌سازی نامحدود داشته باشد، بدون شک CMR اختصاصی انتخاب مناسب‌تری برای شما خواهد بود؛ اما اگر بودجه محدودی دارید و به دنبال یک راه‌حل اقتصادی هستید، CMR آماده گزینه‌ای کاربردی و مقرون‌به‌صرفه خواهد بود. با توجه به نیازها و اولویت‌های خود، می‌توانید بهترین انتخاب را داشته باشید.

تعریف و ویژگی‌های CMR آماده

CRM  آماده به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که از پیش طراحی و توسعه داده شده‌اند و در قالب یک محصول آماده، قابل استفاده برای انواع کسب‌وکارها هستند.

این سیستم‌ها معمولاً به‌صورت اشتراکی یا ابری ارائه می‌شوند و شما پس از ثبت‌نام و پرداخت هزینه اشتراک، می‌توانید تنها با چند تنظیم ساده، در مدت زمان بسیار کوتاهی آن‌ها را راه‌اندازی کرده و مورد استفاده قرار دهید. در این مدل، نیازی به توسعه اختصاصی یا صرف زمان برای طراحی از صفر نیست؛ بلکه همه چیز از قبل آماده شده و با حداقل پیکربندی قابل بهره‌برداری است.

در ادامه، مزایا و محدودیت‌های CRM آماده را به‌طور دقیق‌تر بررسی می‌کنیم تا بتوانید انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشید.

مزایای CMR آماده

• پیاده‌سازی سریع و آسان یکی از مزایایی است که در پاسخ به سوال CMR آماده یا اختصاصی باعث می شود تعداد زیادی سریع به سراغ نوع آماده ان بروند. علت هم این است که پیاده‌سازی و راه‌اندازی آن خیلی سریع و آسان است و در عرض چند ساعت می‌توانید از آن استفاده کنید.
• هزینه کمتر در کوتاه‌مدت؛ هزینه اولیه نوع آماده نسبت به نوع اختصاصی پایین‌تر است. فقط باید یک اشتراک ماهانه یا سالانه برای آن پرداخت کنید. به خاطر همین برای کسب و کارهای کوچک تا متوسط و استارتاپ می‌تواند گزینه مناسبی باشد.
• پشتیبانی و به‌روزرسانی منظم توسط ارائه‌دهنده؛ معمولاً در این نرم‌افزارها نیازی به تیم فنی وجود ندارد و آپدیت‌ ها به صورت خودکار توسط ارائه دهنده انجام می‌شود.

معایب CMR آماده

به هر حال اگر بخواهیم واقع بینانه تصمیم بگیریم، یک سری معایب برای CMR ابری یا همان آماده وجود دارد که شامل موارد زیر هستند:

• محدودیت در سفارشی ‌سازی؛ اولین عیبی که می‌توان به آن اشاره کرد، این است که برای سفارش سازی عمیق، محدودیت‌های زیادی ایجاد می‌شود؛ یعنی شما فقط می‌توانید ظاهر، فیلد یا یک سری تنظیمات ساده را تغییر دهید. برای تغییرات ساختاری و یک سری تغییرات خاص محدودیت دارید.
• وابستگی به ارائه‌دهنده برای تغییرات؛ اگر بخواهید یک سری تغییرات اجاد کنید یا مثلاً به روز رسانی و پشتیبانی داشته باشید، حتماً به سرویس دهنده وابسته هستید و خودتان به صورت مستقل نمی‌توانید کاری انجام دهید. حال فرض کنید که شرکت سرویس دهنده تعطیل است یا یک سری تغییرات در سیاست‌ها و عملکرد خود داشته که همین می‌تواند باعث آسیب باشد.
• امکان عدم تطابق کامل با فرآیندهای خاص کسب‌ و کار: معمولاً CMR آماده امکان تطبیق پذیری بسیار پایینی دارد. برای شرکت‌هایی که خیلی بزرگ هستند یا ساختار پیچیده دارند، احتمالاً این نوع کافی نباشد، زیرا خیلی از نیازهای آنها را پاسخگو نیست.

تعریف و ویژگی‌های CMR اختصاصی

برای انتخاب درست میان CRM آماده یا اختصاصی، ابتدا باید تعریف دقیق هرکدام را بدانید.

CRM اختصاصی همان‌طور که از نامش پیداست، به‌طور ویژه برای کسب‌وکار شما طراحی و توسعه داده می‌شود. این نوع سیستم با در نظر گرفتن ساختار، فرآیندها، اهداف و نیازهای خاص سازمان شما ساخته می‌شود؛ بنابراین از همان ابتدا با مدل کاری شما تطبیق دارد و به‌مرور زمان نیز می‌توان آن را توسعه داده یا به‌روزرسانی کرد.

انعطاف‌پذیری بالا، قابلیت سفارشی‌سازی دقیق، و امکان یکپارچگی کامل با سایر سیستم‌های داخلی، از مهم‌ترین ویژگی‌های CRM اختصاصی است که آن را به گزینه‌ای ایده‌آل برای سازمان‌های در حال رشد یا مجموعه‌هایی با فرآیندهای خاص تبدیل می‌کند.

مزایای CRM اختصاصی

• سفارشی‌سازی کامل بر اساس نیازهای خاص: شما می‌توانید با توجه به نیازهای خاصی که دارید، سفارشی سازی کاملی انجام دهید. این نرم‌افزارها به اندازه کافی انعطاف پذیری دارند و می‌توانید فرم، ماژول، گزارشگری یا داشبورد خاص به آن اضافه کنید همچنین قابلیت تغییرات مختلف از لحاظ ظاهری، رفتار سیستم و منطق در آنها وجود دارد.
• امکان ادغام بهتر با سیستم‌های داخلی: این مورد از نرم‌افزارها قابلیت این را دارند که با سیستم انبارداری مالی، سایت فروشگاهی، نرم‌افزار حسابداری و مواردی از این قبیل کاملاً یکپارچه شده و ادغام شوند که همین می‌تواند امنیت کار را افزایش دهد.
• کنترل کامل بر داده‌ها و امنیت: چه چیز بهتر از اینکه شما یک نرم ‌افزار اختصاصی داشته باشید که با استفاده از آن بتوانید روی سرورهای خود یا دیتا سنتر به اندازه کافی کنترل داشته باشید. همچنین قابلیت این را دارید که سیستم‌ها و سیاست‌های امنیتی خاص را اعمال کنید. سطح دسترسی و رمزنگاری هم از ویژگی‌هایی است که به آنها دسترسی دارید.

معایب CMR اختصاصی

• هزینه بالاتر و زمان‌بر بودن توسعه: از آنجایی که شما یک نرم‌افزار اختصاصی در اختیار دارید، در نتیجه طراحی و توسعه آن از صفر نیازمند بودجه بیشتری خواهد بود. اگر هم بخواهید امکانات پیچیده روی آن اعمال کنید و یک سیستم کاملاً انعطاف پذیر بسازید، باز هم باید هزینه بالاتری را پرداخت کنید که همه این‌ها زمان بیشتری هم نیاز دارد. یعنی ممکن است راه‌اندازی آن چند هفته یا حتی چند ماه زمان ببرد.
• نیاز به تیم فنی برای نگهداری و پشتیبانی: حتماً باید یک تیم فنی داشته باشید تا مسئولیت نگهداری و پشتیبانی را به عنوان متخصصین این نرم‌افزار بر عهده بگیرند. باید یک قرارداد قوی بین شما و آنها انعقاد شود. اگر تیم فنی ضعیف داشته باشید، ممکن است پروژه شکست بخورد.
• ریسک‌های مرتبط با توسعه نرم‌افزار: ممکن است در آینده برای توسعه نرم‌افزار با مشکلاتی روبه رو شوید. به طور مثال ممکن است وابسته به یک شرکت خاص باشید یا بخواهید پیمانکار را تغییر دهید که برایتان سخت یا پرهزینه خواهد بود. در بعضی از موارد هم ممکن است به روز رسانی جداگانه به سختی طراحی و پیاده‌سازی شود.

مقایسه مستقیم CMR آماده و اختصاصی

انتخاب بین استفاده از یک سیستم CRM آماده یا طراحی یک سیستم اختصاصی، یکی از تصمیمات کلیدی برای کسب‌وکارها در مسیر دیجیتال‌سازی و مدیریت ارتباط با مشتریان است. این انتخاب باید بر اساس نیازهای فعلی، اهداف آینده، منابع در دسترس و سطح پیچیدگی فرآیندهای سازمان انجام شود. در ادامه، یک جدول مقایسه‌ای بین این دو نوع راهکار CRM از نظر معیارهای کلیدی آورده‌ایم:

برای کسب‌وکارهای نوپا یا تیم‌هایی که در مراحل اولیه فعالیت خود هستند، استفاده از یک CRM آماده انتخابی منطقی است. این راهکارها بدون نیاز به توسعه فنی، امکان راه‌اندازی سریع و استفاده فوری از قابلیت‌های پایه‌ای مانند مدیریت مشتریان، ارسال پیام، و گزارش‌گیری را فراهم می‌کنند.

در مقابل، سازمان‌هایی که دارای فرآیندهای داخلی پیچیده، نیاز به یکپارچگی با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری (مانند حسابداری، انبار یا اتوماسیون داخلی) یا الزامات امنیتی خاص هستند، معمولاً به سمت طراحی یک CRM اختصاصی می‌روند. این نوع سیستم‌ها به آن‌ها کمک می‌کند تا کنترل کامل بر اطلاعات داشته باشند و دقیقاً مطابق با نیازهای کسب‌وکار خود ابزار ارتباط با مشتری را شکل دهند.

معیارهای انتخاب بین CMR آماده و اختصاصی

برای انتخاب CMR آماده یا اختصاصی بسیار مهم است که یک سری معیارها را در نظر بگیرید که در ادامه در موردشان بیشتر توضیح خواهیم داد.

• اندازه و نوع کسب ‌و کار: مقیاس و نوع کسب و کار شما می‌تواند نشان دهد که کدام یک از این نرم‌افزارها برایتان بهتر است. معمولاً برای کسب و کارهای بزرگ و پیچیده‌تر که نیاز به سرمایه‌گذاری بالاتری برای طراحی دارند، نرم‌افزارهای اختصاصی پیشنهاد می‌شود.
• بودجه و منابع در دسترس: بودجه مالی معمولا حرف اول را در این زمینه می‌زند. اگر می‌خواهید بیشتر هزینه کنید و منابع در دسترس بیشتری هم دارید، نرم‌افزار crm اختصاصی انتخاب کنید؛ اما اگر بودجه و منابع محدودی دارید، نرم‌افزار crm آماده را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
• نیاز به سفارشی‌سازی و انعطاف‌پذیری: سی آر ام آماده را شما فقط تا سطح مشخصی می‌توانید تنظیم کنید. یعنی فقط برای رنگ فیلد یا داشبورد و مواردی از این قبیل می‌توانید تصمیم بگیرید؛ اما در نوع اختصاصی برای هر نوع نیاز خاص یا ماژول دلخواه می‌توانید سفارشی سازی انجام دهید.
• الزامات قانونی و امنیتی: اگر می‌خواهید حداکثر الزامات قانونی و امنیتی رعایت شود، معمولاً استفاده از نرم‌افزار اختصاصی راه حل معقول تری است، زیرا کنترل بیشتری روی اطلاعات و داده‌های مختلف دارید.

نتیجه‌گیری: کدام CMR برای شما مناسب‌تر است؟

انتخاب بین CRM آماده و CRM اختصاصی، کاملاً به نیازها، بودجه و چشم‌انداز کسب‌وکار شما بستگی دارد.

اگر به‌دنبال راه‌حلی سریع، مقرون‌به‌صرفه و قابل استفاده بدون نیاز به توسعه فنی هستید، CRMهای آماده گزینه مناسبی هستند. این نوع سیستم‌ها برای کسب‌وکارهای کوچک یا تیم‌هایی که می‌خواهند با حداقل هزینه و در زمان کوتاه‌تری فرآیند مدیریت ارتباط با مشتری را آغاز کنند، انتخابی کاربردی محسوب می‌شوند.

در مقابل، اگر فرآیندهای کسب‌وکار شما خاص، پیچیده یا در حال توسعه است، و به دنبال یکپارچگی کامل با سیستم‌های داخلی یا سفارشی‌سازی دقیق هستید، CRM اختصاصی می‌تواند یک سرمایه‌گذاری بلندمدت و راهبردی باشد.

در نهایت، پیشنهاد می‌شود پیش از انتخاب، نیازهای فعلی، روند رشد آتی، پیچیدگی فرایندها و میزان بودجه سازمان‌تان را به دقت بررسی کرده و بر اساس آن تصمیم‌گیری کنید. انتخاب درست در این مرحله می‌تواند به بهره‌وری بالاتر، رضایت بیشتر مشتریان و رشد پایدارتر کسب‌وکار شما منجر شود.

درصورتی که برای انتخابی دقیق و مطمئن نیاز به راهنمایی بیشتری دارید برای رزرو وقت مشاوره تحول دیجیتال کافی است با کارشناسان ما در بهوانتماس بگیرید.

بهوان؛ طراح نرم افزارهای اختصاصی و آماده

بهوان، یکی از پیشگامان صنعت فناوری اطلاعات با طراحی نرم‌افزارهای اختصاصی و آماده، نقش برجسته‌ای در کمک به کسب‌ و کارها برای بهینه‌سازی عملیات خود ایفا می‌کند. ما با ارائه راه‌حل‌ های نوآورانه و متناسب با نیازهای مختلف کسب و کارها، توانسته ایم رضایت مشتریان خود را جلب کنیم و به آن‌ها در استفاده از نرم‌ افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا سایر نرم افزارهای موردنیاز مثل نرم افزار باشگاه مشتریان، نرم افزار خدمات پس از فروش، نرم افزار اصالت کالا و .. کمک کنیم تا ارتباط با مشتریان را به سطحی حرفه‌ای‌تر برسانند. تخصص بهوان در ارائه راهکارهای دیجیتال با درنظرگیری نیازهای خاص هر کسب ‌و کار است که به شما این امکان را می‌دهد که با اطمینان کامل، نرم‌افزارهایی را انتخاب کنید که بهترین تطابق را با اهداف و فرآیندهای شما داشته باشند. با تکیه بر تجربه و کیفیت بهوان، می‌توانید گامی مطمئن و هوشمندانه برای ارتقای کسب ‌و کار خود بردارید.